Fragment

VOORWOORD
Over online samenwerken is sinds de coronapandemie al veel geschreven.
Vaak ligt de nadruk op welke tools te gebruiken en de bijbehorende
etiquette. Wat veel organisaties, en vooral de leidinggevenden, vaak
proberen, is de fysieke werkelijkheid naar het scherm te brengen. Ook
online samenwerken blijft mensenwerk, maar het vergt een andere
benadering en een andere mindset.
Kristian heeft dit zeer bruikbare boek geschreven vanuit een enorme
schat aan ervaring. Waar bevindt zich je kantoor als het virtueel is?
Welke elementen uit de fysieke kantooromgeving kun je meenemen
naar de virtuele wereld? En welke moet je achterlaten of wezenlijk
aanpassen? De traditionele hiërarchische structuur werkt eigenlijk niet
zo goed in de virtuele wereld. Je hebt een meer community-achtige
aanpak nodig. Het woord ‘community’ is afgeleid van ‘communal’, wat
‘gezamenlijk’ betekent. Gezamenlijk werken aan een online kantoor is
iets waar Kristian veel ervaring mee heeft. De toekomst van organisaties
zal veel meer gebaseerd zijn op samenwerking. Daar is geen ontkomen
aan, vooral als je kijkt naar de behoeften van de jongere generaties die nu
de arbeidsmarkt betreden. Technologie speelt hierin een geweldige rol.
Welke spel- of gedragsregels horen daarbij? Waar kun je op rekenen?
Wat zijn de valkuilen? En waar begin je überhaupt? Dit boek is een
waardevolle en prachtige aanvulling op wat er al geschreven is over
hybride werken en de post-corona werkplek. En het is hard nodig. Er
zijn nogal wat botsende waarden tussen de meer klassiek geschoolde
managers, die behoefte hebben aan controle en de medewerkers die
ruimte nodig hebben om op hun eigen manier waardevol te zijn in hun
functie. Na het lezen van dit boek zullen die werelden ongetwijfeld
dichter bij elkaar komen. Veel leesplezier!
Martijn Aslander – Technologie-filosoof

TWEE KEER EEN DINSDAGOCHTEND

EÉN
Het is 8 uur op dinsdagochtend. Half Nederland is bezig met de reis naar
kantoor. Sommigen op de fiets, velen in de auto. Anderen met het
openbaar vervoer, hopend dat er een plekje vrij is om de reis iets aange-
namer te maken. Alles om op tijd op kantoor te komen. Waarom? Omdat
we dat altijd zo hebben gedaan. Omdat we gewend zijn elkaar te moeten
zien om samen te werken. Iedereen is om 9 uur op kantoor. Af en toe is er
een vergadering. Als je pech hebt, heb je de ene na de andere. Soms kun
je bij iemand binnenlopen om een vraag te stellen, soms heb je met een of
twee collega’s een kort gesprekje in de gang. Altijd is er genoeg koffie bij
de machine om de laatste roddels door te nemen. Volop interactie, en dat
draagt bij aan het werk, maar ook aan de verbinding. Aan managers de
taak om die verbinding af en toe een handje te helpen. Al onze processen en
energiestromen zijn erop gericht fysieke samenwerking mogelijk te maken.

TWEE
Het is weer dinsdag, zelfde tijd. Aan de ontbijttafel heb je met je kinderen
afgesproken dat je ze naar school brengt. Weer thuis neem je even je
werkdag door. Dan ga je naar je werkplek. Voor de een is dat een hoek op
zolder, anderen hebben een tuinhuisje ingericht als thuiskantoor. Weer
anderen gaan naar een lokale flexplek waar ze kunnen werken met een
abonnement ‘van de zaak’. Zodra de laptop open wordt geklapt, start de
gedachte: ‘Fijn, even verbinden met mijn collega’s en kijken wat er
ondertussen is gebeurd in mijn project’.

EEN NIEUWE MINDSET
Elke manager die naar deze twee scenario’s kijkt, begrijpt dat er sprake
is van verschillende organisaties, maar ook van totaal verschillende
mindsets. De eerste mindset kennen we van een tijd waarin digitale
samenwerking nog niet werd overwogen; aanwezigheid leidt tot
verbinding:
• Is iedereen om 9 uur binnen?
• We plannen fysieke vergaderingen en overlegjes.
• We lopen binnen bij iemand met een vraag als we zien dat die er is.
• We hebben een toevallige ontmoeting bij de koffiemachine.
Het tweede scenario is gebaseerd op de overtuiging dat we online
samenwerken heel goed kunnen combineren met fysieke samenwerking.
Daar ontstaat een nieuw denkmodel; betrokkenheid leidt tot verbinding:
• Is X of Y online?
• We kiezen de events waar we vandaag aan willen deelnemen.
• We kunnen iedereen op elk moment eenvoudig bereiken voor vragen
of overleg – waar men zich ook bevindt.
• We bezoeken voor een casual gesprekje, een idee of een opbeurend
woord, de online coffee corner.

Dat dit nieuwe scenario ook invloed heeft op hoe je als manager
omgaat met workflows, teamsamenstelling, motivatie, beoordelingen
enzovoort, zul je wellicht al begrijpen. Op dit aspect ga ik later in
hoofdstuk 5 verder in.

WELKOM IN JE ONLINE KANTOOR
In dit boek laat ik je zien waarom en hoe je een online kantoor vorm-
geeft. Hoe je in een hybride wereld kunt samenwerken en verbinding
creëren. Met de juiste mindset, met behulp van de juiste technologie
en in het bijzonder: met de inzet van online communities. Om precies
te zijn: bedrijfscommunities. Ik zal je uitleggen waarom communities
de meest geschikte digitale ruimtes zijn om collega’s, leveranciers en
klanten samen te brengen – waar ze ook zijn en wanneer ze ook
werken. Ik vertel je waarom jouw bedrijfscommunity je online kantoor
wordt.

UITDAGINGEN BIJ DE OVERSTAP NAAR HYBRIDE WERKEN
Even terug naar de (cultuur)omslag van het eerste naar het tweede
scenario. Ik zie dat veel leiders en managers moeite hebben met deze
transitie. Soms omdat ze zelf twijfels hebben over hybride werken,
soms omdat ze hun medewerkers niet goed meekrijgen. Vaak mist een
tastbaar voordeel, de urgentie om anders te gaan denken. Bij managers
is de angst om de controle over het team kwijt te raken als ze niet live
op kantoor aanwezig zijn, is niet ongewoon. Werken ze wel hard
genoeg? Is er voldoende synergie? In fysieke samenwerking is de
(schijn)zekerheid van controle en invloed gebaseerd op de aanwezigheid
van medewerkers. Ze zijn op kantoor dus ze zijn aan het werk. Het geeft
leidinggevenden het vertrouwen dat er in ieder geval iets gebeurt.
Eenzaamheid wordt ook vaak benoemd. Wie op afstand werkt, kan het
gevoel krijgen niet goed te kunnen verbinden met collega’s. Dat geldt
zowel voor management als voor medewerkers. Boosdoener is hier
naar mijn idee het e-mailverkeer. Veel communicatie op afstand gaat
nog steeds via de e-mail. En e-mail is een fantastische uitvinding, maar
het past minder bij de multidimensionaliteit van digitale omgevingen.
Net zoals eindeloze vergaderingen in Teams ook niet echt helpen om
digitale samenwerking leuk te gaan vinden.
Een andere hobbel in de transitie naar hybride werken zijn onduidelijke
afspraken over de digitale infrastructuur en processen. De grote
ergernis die dat oplevert is regelmatig een reden voor mensen om af te
haken en terug te vallen op eigen bestaande processen. Processen die
per definitie niet ideaal zijn voor online samenwerking.
Als laatste wil ik ook de tegenvallende digitale vaardigheden benoemen.
Het is soms schrikbarend te zien dat veel mensen die dagelijks met de
computer werken, het apparaat niet goed gebruiken. Er niet uithalen
wat erin zit. Uit onderzoek blijkt dat per medewerker 40 tot 400 uur per
jaar verloren gaat door slecht gebruik van onze digitale instrumenten.
Al met al genoeg redenen om hybride werken voorlopig als ‘niet
werkbaar’ af te serveren. Tijdens de coronacrisis hebben we al die
factoren aan den lijve ondervonden. En ook daarna lukt het ons vaak
nog niet het maximale potentieel uit online/offlinecombinaties te
halen. Dat is jammer. En in mijn ogen een kwestie van tijd en kennis.
Het goede nieuws is dat steeds meer mensen – medewerkers en
management – de voordelen zien van een overgang naar meer hybride
werken. Zij noemen met name de voordelen voor de werk/privébalans,
voor de kosten en inrichting van kantoren, en voor de verkeersdruk.
Mooie winstpunten, waar ik nog een groot – in mijn ogen het grootste
– voordeel van digitale samenwerking voor ondernemingen aan wil
toevoegen. Digitale samenwerking zorgt ervoor dat alle informatie over
en rond een proces wordt vastgelegd. Alle kennis en ervaring, alle
inzichten en opinies zijn beschikbaar op het moment dat je ze nodig
hebt. En dat kan nergens beter dan op een online locatie. In een online
kantoor. Daarover gaat dit boek.

OVER DIT BOEK
Hybride werken heeft zijn intrede gedaan en blijft. Dat neemt niet weg
dat fysieke ontmoetingen ook onderdeel van het werkproces blijven,
onder meer om successen te vieren of een eerste connectie te maken.
Digitale samenwerking is geschikt om met collega’s te werken die
elders of op een ander tijdstip het best functioneren.
Met dit boek richt ik mij tot jou, leider, manager en voorloper. Maar in
feite is de boodschap voor elke professional die online waarde wil
leveren. Voor wie de voordelen van digitale samenwerking voelen en
daarin oplossingen zien om het werk te verbeteren en doelen te
behalen. Je wilt ermee aan de slag, maar je stuit wellicht op problemen
om jouw online kantoor echt efficiënt in te richten.
In de komende hoofdstukken beschrijf ik vooral de praktische voordelen
van een goed georganiseerde online/offline samenwerkingsconstructie.
Wat is ervoor nodig? Welke mindset, maar ook welke tools zijn handig,
en hoe verdeel je de (deels oude, deels nieuwe) verantwoordelijkheden?
Een bedrijf of organisatie is door digitalisering ook in staat om beter te
begrijpen wat het sentiment van de samenwerking is. Op dit laatste
punt kom ik in deel drie terug, als ik de Organizational Network Analysis
ga bespreken.
Aan het eind van het boek breng ik de voordelen van hybride werken
voor duurzaamheid en inclusiviteit onder de aandacht. Het zijn misschien
niet direct praktische, maar wel essentiële voordelen van goed georga-
niseerde online samenwerking.
In dit boek hebben we vaak over communities, maar er zijn ook andere
definities die het uitleggen waard zijn. Dit zijn ze:
Communities staan aan de basis van digitale samenwerking.
Communities die specifiek voor een bedrijf zijn ontwikkeld, noemen we
bedrijfscommunities. Bedrijfscommunities willen we vaak ook online
kantoor noemen. In de bedrijfscommunity worden ook aparte delen
ontwikkeld om projecten te ondersteunen. Die noemen we project
spaces.
Een community wordt ondersteund door werk van een community
manager. Dat kan een externe specialist zijn, of het kan iemand zijn die
al in het bedrijf werkt en daarvoor wordt opgeleid.
In het boek zul je ook het digitale samenwerkingsmodel tegenkomen.
Het model dat jou op weg helpt om beter op afstand samen te werken.
En als laatste is het ook belangrijk om het volgende te melden. Het is
duidelijk dat kunstmatige intelligentie een prominente rol speelt in de
technologische ontwikkelingen. Het is aan ons om deze ontwikkelingen
te verkennen en kritisch te evalueren. Voor dit boek heb ik een experiment
uitgevoerd. De laatste fase bij het schrijven van een boek is de correctie­ronde,
die vaak wordt toevertrouwd aan een taalspecialist. Ik heb
ervoor gekozen om ChatGPT hiervoor in te zetten. Na verschillende
pogingen om een goed werkende ‘prompt’ te ontwikkelen, heb ik de
tekst laten nakijken. Het resultaat heb ik vrijwel ongewijzigd gebruikt.
Nu is het aan ons om te beoordelen of het werk goed is gedaan. Ik hoor
graag je reacties in Local Minds, de community waar ik later op terugkom.

LEESWIJZER
Het boek is als volgt opgebouwd: Na deze inleiding volgen vier hoofd-
stukken over de basisprincipes van communities en online samenwerking.
Je leest ook over wat communities, je online kantoor, vragen van het
leiderschap. Hoewel je morgen de eerste stappen kunt zetten – het is
geen complete revolutie – werkt een online kantoor wel met andere
uitgangspunten dan we in de afgelopen decennia gehanteerd hebben;
en dat heeft gevolgen voor je manier van leidinggeven.
In de hoofdstukken erna (5 tot en met 8) behandel ik hoe je een
community opzet; welke praktische voorwaarden zijn er en welke
procedures kun je het best volgen? Welke valkuilen kom je tegen?
Aan het eind, in het deel ‘Verdieping’, komen tot slot nog drie korte
hoofdstukken over meer algemene issues; deze kun je tot later bewaren.
Door het boek heen tref je dertien wetten of stellingen aan, die in kort
bestek het geheel aan theorie en praktijk nog eens krachtig samenvatten.
Ik heb gaandeweg ook voorbeelden opgenomen zodat je een goed
beeld krijgt van wat een en ander in de praktijk betekent.
Ten slotte: dit boek heeft zelf ook een community: het is de poort naar
ons eigen online kantoor genaamd Local Minds. Dat is een plek waar je
de andere lezers kunt ontmoeten en de discussie kunt voortzetten. Een
plek waar je je netwerk uitbreidt. Ons netwerk.
Tijdens het lezen van dit boek zul je verschillende QR-codes tegenkomen
die je naar verschillende delen van Local Minds leiden. Elk van hen biedt
de mogelijkheid om te verbinden met andere lezers die zogenaamd ‘on
the same page’ staan. Dus, kom aan boord en profiteer van het
ongelooflijke netwerk dat we samen hebben opgebouwd. Welkom. ×