Fragment
1 Inleiding
Projecten zijn veelal complexe inspanningen. Een gedetailleerd projectplanningsmodel zorgt ervoor dat projecten worden ingedeeld in beheersbare fases en groepen. Het effectief plannen van projecten is een voortdurend toepassen van vaardigheden en technieken die intuïtief zijn verworven door kennis van en ervaringen met het ont-wikkelen van een projectplanningsmodel. Dit model integreert en organiseert op lo-gische wijze de projectcomponenten, zoals activiteiten, resources en logische rela-ties. En het verbetert de waarschijnlijkheid dat een project succesvol binnen het gestelde tijdpad zal worden gerealiseerd.
De inhoud van dit boek verschaft met praktijkgerichte voorbeelden inzicht in de processen, tools en technieken om veiliger te werken, faalkosten te reduceren, de tijdsduur te verkorten, kosten te verminderen en de prognoses van een project te verbeteren.
De voortgang van het project kan vervolgens door middel van de activiteiten en de mijlpalen worden gemeten, gemonitord en gerapporteerd. Als de voortgang goed wordt geregistreerd, kunnen de resterende inspanningen worden geherwaardeerd. Ook adresseert een goede voortgangsrapportage de relevante factoren en kwesties die potentieel de prestatie van het project kunnen beïnvloeden.
De sleutel tot een succesvol project is het aanwenden van kennis en ervaring bij de creatie van een projectmanagementplan en de daaropvolgende uitvoering van het project in overeenstemming met het plan. Plannen is één van de basiseisen van pro-jectmanagement. Plannen voorziet in een gedetailleerd plan waarbij de producten, services en resultaten die in de projectscope zijn gedefinieerd, in een tijdpad worden gezet. Ook fungeert een planning als een communicatieplan voor de verwachtingen van stakeholders en als de basis voor het rapporteren van de voortgang.
Het dynamische karakter van het uitvoeren van een project verdient een gereedschap dat op efficiënte wijze de interne en externe afhankelijkheden in kaart kan brengen en dat de voortgang en onvoorziene omstandigheden van een project kan analyse-ren.
Het projectplanningsmodel erkent de ondersteuning van een project voor:
• het ‘in de tijd’ zetten van de activiteiten;
• het op de meest effectieve manier mobiliseren van de project resources;
• het coördineren van gebeurtenissen binnen het project en tussen de diverse projecten;
• de tijdige onderkenning van risico’s en problemen;
• het implementeren van acties om de projectdoelen te behalen;
• het kunnen uitvoeren van ‘What-If’-analyses;
• het realiseren van een resourceplanning;
• het voorspellen van de einddatum en de uiteindelijke kosten.
Het is geen geheim dat zowel grote als kleine projecten vaak niet binnen de geplande tijdsduur worden afgerond. Hier is reeds veel internationaal onderzoek naar verricht. Hieronder enkele voorbeelden.
De onderzoeker Ronald Bisacccia heeft in zijn publicatie (2014) ‘Why Big Projects Go Bad’ geconstateerd dat bij grote projecten de opleverdatum gemiddeld in 55% van de gevallen wordt overschreden. Tegelijkertijd worden de kosten gemiddeld met 35% overschreden.
Het Project Management Institute (PMI) publiceert regelmatig onderzoeksrapporten die eenzelfde beeld laten zien. Eén van de publicaties die mij opviel, is het PMI’s ‘Pulse of the Profession in depth report Organisational Agility’, uitgevoerd in augus-tus 2013 onder 1.239 projectmanagement-professionals in alle delen van de wereld. Hierin is duidelijk te zien dat bedrijven hun projecten in 73% van de gevallen op tijd opleveren. Dit gaat dan over bedrijven die een hoge mate van ‘agility’ of wendbaar-heid hebben. Voor minder goed georganiseerde bedrijven geldt dat slechts 44% van de projecten op tijd wordt opgeleverd
×