Fragment
TELEFONISCH CONTACT, ORIËNTATIE EN INTAKE
Telefonisch contact
Vaak is het eerste contact met een potentiële cliënt per telefoon. Het is dus van groot belang om hier goed op voorbereid te zijn. Wanneer je een cliënt persoonlijk ontmoet, maak je een eerste indruk met je totale uiterlijk. Per telefoon zijn je stem, de toon van je stem en je woordkeus de eerste indrukmakers. Je stemming is het eerste dat doorklinkt in je stem. De cliënt zal hieruit oppikken of er veel of weinig aandacht is voor zijn verhaal.
Voorbereiding
Goed voorbereid, scheelt tijd! Zorg dat er naast de telefoon pen en papier klaar liggen voor notities en een checklijst om gericht gegevens te kunnen noteren (zie bijlage 1: Telefoonlijst). Leg een lijst met de tarieven en je eigen informatiemateriaal klaar. Natuurlijk ontbreekt je agenda niet voor het maken van afspraken. Zo wordt het telefoongesprek efficiënt en professioneel gevoerd. Gebruik een voicemail voor de momenten dat je niet aanwezig bent. Zorg dat de tekst rustig en duidelijk is ingesproken. Wanneer zaken fout lopen tijdens een gesprek, vergeet dan niet op een beleefde manier je excuses aan te bieden. Meldt de cliënt zich met zijn voornaam, vraag dan of je mag tutoyeren, dit maakt de aanspreekmogelijkheden duidelijk. Let ook op achtergrondgeluiden. Vermijd daarom om de telefoon aan te nemen in een rumoerige ruimte met veel mensen en/of muziek. Neem zo mogelijk de telefoon op voordat deze drie maal is overgegaan. Zeg duidelijk je naam en bedrijfsnaam. Neem een besluit hoe je de telefoon aanneemt, bijvoorbeeld altijd met je voor- en achternaam. Neem met alle huisgenoten een besluit hoe zij de telefoon aannemen. Neem een apart telefoonnummer voor je bedrijf.
×